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Consejos de gestión del tiempo para propietarios de pequeñas empresas

La mayoría de los dueños de negocios probablemente ya saben que el 20 por ciento de su producto comprende el 80 por ciento de sus ventas. Ahorre tiempo a largo plazo descubriendo exactamente qué productos o servicios están impulsando el negocio. Concentre la mayor parte de su energía en las cosas importantes y reduzca el tiempo que dedica al otro 80 por ciento.

Aprende a priorizar. Así como el 20 por ciento de su producto impulsa su negocio, algunas de sus actividades son más productivas que otras. Es un viejo pero buen consejo de gestión del tiempo para abordar primero sus proyectos más importantes. Enseñe esta estrategia a sus empleados para que todos encuentren el tiempo para completar los proyectos importantes. Una vez que clasifique sus actividades según el orden de importancia, concédase un tiempo determinado para completarlas. Por ejemplo, concédase un límite de tiempo para devolver llamadas telefónicas y responder correos electrónicos, e intente no repasarlo. Cumplir con algún tipo de cronograma lo ayudará a mantenerse enfocado en proyectos importantes en lugar de perderse en las actividades mundanas que realmente no impulsan su negocio hacia adelante.

Haga una "lista de tareas" todos los días. Puede pensar que no tiene tiempo para escribir una lista todas las mañanas. Sin embargo, es fácil sentirse abrumado por el gran volumen de tareas que enfrentan los propietarios de pequeñas empresas cada día. Las interrupciones y distracciones de última hora pueden hacer que el dueño de negocio más enfocado se olvide de terminar una tarea. Una breve "lista de cosas por hacer" cuidadosamente preparada le recordará lo que debe hacer ese día. Esto evitará que olvides volver a llamar a tu cliente importante. No vaya más allá del trabajo del día al escribir la lista, y establezca objetivos razonables. Avanzar es genial, pero puedes trabajar en eso cuando la lista esté terminada.

Llega un punto en cada negocio cuando el propietario debe aprender a decir "no". Ya sea que esté tratando con un empleado necesitado o un cliente difícil, separarse demasiado no es bueno para su negocio. Sí, debe hacer felices a los clientes, pero a veces pedirán lo casi imposible. Considere si hacer algo es bueno o no para su negocio antes de decir sí, y aprenda a delegar.

Es tentador para los propietarios de pequeñas empresas perder el tiempo microgestionando cada aspecto de su empresa. Sin embargo, hay tareas que no requieren la presencia del propietario. Enseñe a los empleados a tomar medidas y tomar decisiones dentro de los límites de sus puestos. Esto es extremadamente difícil para el microgestor, pero le proporciona tiempo y energía para concentrarse en otras actividades que son más importantes, como atraer más clientes. ¿Debería un empleado llamarlo para comprar equipo? Si. ¿Debería llamarle un empleado porque alguien llegó dos minutos tarde al trabajo? Probablemente no. La creación de parámetros que definan el alcance de la autoridad de toma de decisiones de cada empleado evitará que el propietario de una pequeña empresa tenga que apagar incendios menores. Tener límites claros también aumentará la moral de los empleados. Con toda honestidad, la gente generalmente odia ser microgestionada. Contrataste a tus empleados por su talento, entonces ¿por qué no darle un buen uso?

Comuníquese con sus empleados y conozca los plazos de su empresa. Los propietarios de pequeñas empresas todavía están a cargo y deben comunicarse con sus empleados para asegurarse de que están en la misma página. Discuta los plazos con ellos cada semana y asegúrese de que lo contacten con cualquier novedad. Manténgase conectado con sus clientes e intente evitar cualquier falta de comunicación que afecte los proyectos al final del juego.

Asegúrese de tomarse un tiempo para usted. Esto se siente contraproducente. Muchos ejecutivos de empresas y propietarios de pequeñas empresas son culpables de confundir ocupado con productivo. Sin embargo, los seres humanos necesitan tiempo para descansar y descomprimirse. Numerosos estudios han demostrado que tomar descansos cortos en realidad mejora la productividad general. El cerebro no está conectado para trabajar sin parar. Las personas que toman descansos cometen menos errores y trabajan más rápido. Un estudio realizado por el Dr. Coker explica que las personas que toman breves descansos en línea son nueve por ciento más productivas que sus colegas demasiado estresados. Así que relájate un minuto por el bien de la compañía.

Mantente enfocado en tus objetivos. ¿Qué quieres de tu negocio? Dedique algo de tiempo cada mes para examinar sus objetivos y cómo está llegando allí. Mira qué estrategias te están impulsando hacia adelante e identifica cuáles te están arrastrando hacia atrás. Esto puede sonar fácil, pero muchos propietarios de pequeñas empresas están tan concentrados en las actividades cotidianas que posponen el examen de sus objetivos con regularidad. Sin embargo, la evaluación constante puede ahorrarle tiempo y dinero a medida que descubre qué métodos funcionan para usted.

Es tentador tratar de ahorrar dinero haciendo todo en casa. Sin embargo, la subcontratación suele ser más rentable que hacer todo usted mismo. Por ejemplo, el tiempo que dedica a trabajar como contador podría dedicarse mejor al seguimiento de clientes potenciales y al establecimiento de relaciones. Cuando el 35 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas lamentan no tener tiempo para hacer crecer realmente sus negocios, está claro que los propietarios de pequeñas empresas están asumiendo demasiadas tareas mundanas.

La tercerización de proyectos especializados no solo libera a los dueños de negocios para trabajar de manera más efectiva, sino que también puede beneficiar la imagen y rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, contratar a un diseñador gráfico para crear un folleto probablemente arrojará mejores resultados que simplemente escribir algo en un documento de Word. Si realmente no puede permitirse subcontratar un proyecto a un profesional, mire dentro del negocio. Lo más probable es que tenga un personal con múltiples talentos. Alguien interesado en el diseño gráfico podría hacer un mejor trabajo que usted, y esta persona podría estar dispuesta a trabajar un poco más barato que un profesional, por la experiencia.

Mantenerse ocupado no es hacer crecer un negocio. Todo dueño de un negocio necesita evaluar su horario. Sí, un propietario responsable sabe lo que está sucediendo y tendrá que dedicar unas horas. ¿Pero las horas se gastan de la manera más productiva? ¿Cuánto tiempo pasas apagando incendios y corriendo en el lugar? Su tiempo es valioso y debe usarlo sabiamente para avanzar. Algunos de los consejos de administración del tiempo explicados anteriormente pueden parecer contradictorios o costosos, pero considere la pérdida que enfrenta su negocio cuando no puede encontrar el tiempo para estar con sus clientes. El dueño de un negocio es la cara de su compañía. La gente compra a los propietarios en quienes confía. Pero, si nunca se ve al dueño, ¿cómo pueden los clientes llegar a conocerlo? Obtener una venta probablemente compensará con creces los $ 10 por hora que paga por un empleado subcontratado. Aprenda a usar su tiempo sabiamente y expanda su negocio mientras mejora su calidad de vida.

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