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¿Estás cometiendo estos 3 errores de gestión de grandes registros?

¿Tiene responsabilidades de gestión de registros dentro de su organización? ¿Estás cometiendo estos 3 grandes errores de gestión de registros?

He visto que estos errores ocurren en varias organizaciones varias veces, y siempre generan GRANDES problemas para el cliente. Eventualmente terminan desconcertados, molestos y en ocasiones enojados por la experiencia completa.

Estos errores suelen ser sintomáticos de una falta básica de comprensión y experiencia con los requisitos para diseñar e implementar cualquier proyecto o programa del sistema de Gestión de Registros.

En orden inverso:

GRAN ERROR # 3:

Acuerde un plan de archivos como el primer entregable.

Esto puede ser incómodo. El cliente exige un plan de archivo, por lo que usted acepta. Toma una copia de las palabras clave e inserta algunas funciones aquí, y algunas actividades allí … Termina con un gran trozo de papel con (potencialmente) miles de permutaciones de funciones y actividades sin sentido para entregar al cliente ansioso.

Y su siguiente pregunta es … OK, ¿y ahora qué?

El cliente ahora está en condiciones de asignar este plan de archivo imponente a su montaña de registros en espera de clasificación y gestión. Ahora está en la embarazosa posición de hacer lo que debería haberse hecho mucho antes de concebir cualquier plan de archivo.

Escuchará a su cliente haciendo preguntas como …

  • ¿Cómo puedo categorizar este plan?
  • ¿Cuáles son las transacciones? (¿Qué es una transacción de todos modos?)
  • ¿Cómo clasificaré los documentos electrónicos? ¿Es el mismo proceso que el papel?
  • Etc …

GRAN ERROR # 2:

No desarrollar un esquema de clasificación comercial.

En bienes raíces ubicación-ubicación-ubicación es el mantra. En la gestión de registros basada en la función-actividad-transacción (FAT), la palabra clave es contexto-contexto-contexto. La única forma de anclar sus registros a su actividad relevante (es decir, contexto) es idear un Esquema de clasificación comercial (BCS).

Si no puede administrar sus registros en el contexto en el que fueron creados o capturados, desafortunadamente terminará con un sistema de clasificación complicado que nunca satisfará las necesidades de su organización o usuarios del sistema, y ​​mucho menos cumplirá con los estándares ISO.

El esquema de clasificación empresarial muestra el 'negocio' en el que se involucra su organización (el QUÉ) y las actividades que usted y sus colegas realizan (el CÓMO).

El BCS no debe ser un diagrama extraordinariamente detallado a horcajadas página tras página. De hecho, cuanto más simple, mejor, ya que será más útil para los usuarios finales.

Sabes que has diseñado un BCS de primer nivel cuando tu cliente dice algo como:

  • ¡Ordenado!
  • ¡Esto es genial!
  • ¿Cómo nos las arreglamos antes?

cuando les muestres el Esquema de clasificación empresarial.

Permítete una sonrisa irónica cuando escuches esto, ya que puedes estar seguro de que es bastante cuesta abajo desde aquí.

Desde mi experiencia, he descubierto que BCS es probablemente el elemento más importante para el éxito de un proyecto. Sin un BCS de buena calidad y fácil de usar, el proyecto será difícil y lo más probable es que solo tenga éxito por intervención divina.

GRAN ERROR # 1:

No utilizar procesos comerciales reales para desarrollar su esquema de clasificación comercial.

¿Qué es un peor escenario que no tener un BCS? Tener un BCS que no se desarrolló en función de la actividad comercial real. ¿Cómo puede modelar los procesos de negocio de su organización sin visitar y entrevistar a las personas que los realizan y ver si los sistemas realmente funcionan ?, obviamente no puede hacerlo.

Un BCS podría verse como el eje central de un proyecto de gestión de registros. Es lo único que le permitirá hacer coincidir los registros con las actividades. Usar cualquier cosa menos real, actividades comerciales en vivo para construir su BCS es precario, tonto y posiblemente francamente peligroso. Muestra una total falta de comprensión por parte de los analistas del proyecto y de quien sea que esté liderando el proyecto.

Los actos, las legislaciones, las declaraciones de misión, las normas y los reglamentos son extremadamente útiles para ayudar a comprender los parámetros y los límites del proyecto, ¡pero no encontrará ninguna de las actividades comerciales fundamentales allí!

En conclusión

Por lo tanto, si está cometiendo estos 3 grandes errores de administración de registros y está buscando implementar un proyecto de administración de registros basado en la función, la actividad y la transacción, necesita un BCS.

Necesita un buen BCS desarrollado a partir de actividades documentadas reales.

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